Von der Akquise bis zur erfolgreichen Besetzung: Recruiting-Prozess in der Personalberatung mit hunter
-
Leadgenerierung & Kundenakquise
Bevor das Recruiting starten kann, geht es erst einmal an die Akquise. Dazu gilt es, Adressen von potenziellen Auftraggebern zu finden und in die Akquise-Datenbank der Recruiting-Software hunter zu übernehmen. Hierbei hilft Ihnen etwa der Firmendaten-Import aus Datenbanken wie Bisnode. Wer online recherchiert und dabei passende Unternehmen findet, kann deren Daten ganz einfach mit dem Impressumreader übernehmen. Das klappt ebenso mit E-Mail-Signaturen, aber auch aus Newslettern.
Apropos: Ein eigener Newsletter mit wertvollen Inhalten für Ihre Zielgruppe ist auch ein hervorragendes Akquise-Instrument. Mit hunterNEWSLETTER erstellen und versenden Sie einen solchen auf professionelle Weise.
-
Kontaktaufnahme
Meist wird die Kontaktaufnahme mit Auftraggebern per Telefon erfolgen. Haben Sie hunterTAPI im Einsatz, können Sie die Telefonie einfach per Klick aus hunter heraus starten. Ähnlich bequem geht es per Mail – entweder mit dem hunter-eigenen Mailclient, oder mit der Outlook-Anbindung. Dabei kann es sicher nicht schaden, vorab einen Blick in den Kandidatenpool in hunter zu werfen, um schon einmal das bereits vorhandene Potenzial zu kennen.
-
Angebot und Vertragsabschluss
Für eine erfolgreiche Akquise werden Angebote und Verträge mithilfe der in hunter hinterlegten Vorlagen und Daten automatisch erstellt, ausgefüllt und können direkt versendet. Wie in einem guten CRM-System bleiben Dokumente, Telefonkontakte sowie die E-Mail-Historie im System gespeichert und jederzeit abrufbar. Der hunterREMINDER unterstützt Sie bei der Nachverfolgung und erinnert die zuständigen Personen zuverlässig an alle ausstehenden Aktivitäten.
-
Projekt-Initialisierung
Spätestens mit Beginn der Kandidatensuche im Rahmen des Recruiting-Prozesses in der Personalberatung wird das Projekt in hunter angelegt (wer einen Forecast seiner offenen Angebote haben möchte, hat dies schon bei der Angebotsabgabe erledigt). Im Projektmanagement-Bereich fügen Sie unter anderem die Stellenbeschreibung, Meilensteine und die Beschreibungstexte für Ausschreibungen hinzu. Passgenaue Ansichten und Teambenachrichtigungen zu projektspezifischen Abläufen sorgen dafür, dass das gesamte Projektteam immer auf dem Laufenden bleibt und das Projekt schnell überblicken kann.
-
Stellenausschreibung
Je nach der gewählten Suchstrategie wird die Stelle nun veröffentlicht – beispielsweise mit hunterJOBCENTER auf der eigenen Website und über hunterPUBLISHER auf den passenden Stellenportalen, Online-Börsen und auf Google for Jobs. Ist eine Direktansprache vorgesehen, wird in hunter die Zielfirmenliste definiert, wobei der Daten-Import aus externen Firmendatenbanken hilft. Die Zusammenarbeit mit externen Recruitern wird dank der Team-Funktionen von hunter zum Kinderspiel.
-
Passive Kandidatensuche
Kandidaten, die sich von sich aus auf eine Stellenausschreibung bewerben wollen, stehen hierfür verschiedene Wege offen: Schicken sie ihre Unterlagen per Mail, werden diese Dokumente mit dem hunterCV-EXTRACTOR analysiert und die Inhalte - von den beruflichen Stationen bis zur Qualifikation - strukturiert in hunter übernommen. Wer sich für die Online-Bewerbung entscheidet, kann seine Bewerbungsunterlagen als PDF hochladen – oder sich das Schreiben ganz sparen: hunterJOBCENTER ermöglicht es, sich einfach direkt mit seinen Profilinfos aus Karrierenetzwerken wie Xing und LinkedIn zu bewerben. In jedem Fall sorgt hunterPRIVACY dabei mit rechtssicherem Double-Opt-in-Verfahren für die Einhaltung der Datenschutz-Vorschriften, und das über den gesamten Recruiting-Prozess in der Personalberatung.
-
Aktive Kandidatensuche
Beim Active Sourcing bauen Sie aus beruflichen Netzwerken, dem eigenen Talent Pool oder per Direktansprache eine Liste möglicher Kandidaten auf. Alle verfügbaren Informationen werden datenschutzkonform in die hunter-Datenbank übernommen, etwa mit dem hunterCV-EXTRACTOR. Vielfältige Suchfunktionen erlauben die professionelle Verwaltung dieser Longlist.
-
Erstkontakt
Den Erstkontakt mit einem möglichen Kandidaten aufzunehmen, ist nicht jedermanns Sache. Mit hunterREMINDER ordnen Sie diese Aufgabe der Person zu, die dafür am besten geeignet ist. Die Kontaktaufnahme per Telefon oder Mail wird von hunterTAPI bzw. integrierten Mailfunktionen unterstützt. Am Ende finden sich die Ergebnisse der Kontaktaufnahme, alle Gesprächsnotizen und E-Mails sowie die erhaltenen Dokumente und persönliche Daten des Kandidaten - einschließlich seiner Zustimmung - rechtssicher dokumentiert in der hunter-Datenbank.
-
Auswertung durch den Berater
Der verantwortliche Berater hat in der hunter-Projektübersicht zu jedem Zeitpunkt im Recruiting-Prozess in der Personalberatung den Überblick über das Projekt: Wie viele Kandidaten sind gefunden? Wie viele schon angesprochen? Wie war die Reaktion? Wo liegen schon Unterlagen vor? Die Informationen aus den Unterlagen sind bereits strukturiert ausgewertet und können beispielsweise nach gewünschten Erfahrungen und Skills selektiert werden. Wenn gewünscht, erfolgt sogar ein automatisches Ranking nach vorgegebenen Kriterien.
-
Interview durch den Berater
Soll ein Kandidat interviewt werden, kümmern sich meist die Projektassistenz oder -verantwortlichen um die interne Abstimmung. Von der Terminvereinbarung per Kalenderanfrage bei Berater und Kandidat bis zur Bestätigung per Mail-Vorlage – in die automatisch Termin, Ort und passende Anfahrtsbeschreibung eingesetzt werden – übernimmt die hunter Recruiting-Software für die Projektassistenz die zeitaufwendigen Details. In der Vorbereitung auf das Interview kann sich der Berater mit einem Blick in die hunter-Datenbank schnell einen Überblick verschaffen und Fragebögen für ein strukturiertes Interview zusammenstellen. Diese (oder per Freitext ausgefüllte klassische Interviewbögen) werden in hunter dokumentiert; ebenso können Kostenerstattungen für Kandidaten erfasst werden.
-
Bewertung des Interviews
Die Ergebnisse des Interviews werden im Rahmen des Recruiting-Prozesses in der Personalberatung ausgewertet und die als Ergebnisse gewonnenen Hard-Facts zusammen mit der Bewertung und Empfehlung des Beraters in hunter dokumentiert. Soll der Kandidat dem Klienten vorgestellt werden, entsteht dann auf Knopfdruck der (wahlweise anonymisierte) „vertrauliche Bericht“, der per Mail oder über das hunterCLIENTCENTER online übermittelt wird. Dort kann der Klient direkt auch alle für ihn freigegebenen Hintergrund-Informationen abrufen und online sein Feedback geben.
-
Interview beim Klienten
Ähnlich wie beim vorangegangenen Interview durch den Berater wird auch das persönliche Interview beim Klienten von hunter für den Recruiting-Prozess in der Personalberatung vorbereitet, dokumentiert und ausgewertet. Allerdings sind hier die speziellen Wünsche des Klienten zu beachten. So können beispielsweise kundenspezifische Profile, Tests oder Auswertungsbögen problemlos berücksichtigt und erfasst werden.
-
Besetzung
Liegt eine Zusage vor, ist also die Besetzung durch den Klienten erfolgt, kann das Projekt abgeschlossen werden. Dazu gehört, dass alle qualifizierten Kandidaten gefragt werden, ob sie für zukünftige Besetzungen im Kandidatenpool verbleiben wollen. hunterPRIVACY wickelt diese Aufgabe eigenständig ab und kümmert sich ebenso um die Einhaltung der individuellen Löschfristen wie aller anderen Datenschutzbestimmungen. Außerdem erstellt hunter jetzt – natürlich unter Berücksichtigung etwaiger Vorauszahlungen – Ihre Schlussrechnung an den Klienten.
-
Projektauswertung
Zur Auswertung des Projektes stehen erfasste Zeitaufwände ebenso zur Verfügung wie alle definierten KPI-Kennzahlen. Schon während der Laufzeit des Projektes sind diese jederzeit aktuell in übersichtlichen Dashboards abrufbar. Mit Projektabschluss sind diese Zahlen nun endgültig und es stehen zusätzliche Auswertungen zum Recruiting-Prozess in der Personalberatung zur Verfügung: etwa zum Erfolg der unterschiedlichen Kandidaten-Quellen oder Ansprache-Kanäle.
