Um anspruchsvolle Positionen in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt zu besetzen, sind schon lange mehr als traditionelle Stellenausschreibungen erforderlich. Die Direktsuche von Führungskräften, auch als Executive Search bekannt, setzt auf eine strategische und direkte Ansprache potenzieller Kandidaten. Dadurch gilt sie als bewährte Methode zur gezielten Besetzung kritischer Positionen. Dieser Beitrag bietet Ihnen Antworten auf die folgenden Fragen: Was ist Executive Search? Wie sieht der Prozess aus? Welche Rolle spielen Headhunter in der Executive Search? Und welche Vorteile können Unternehmen daraus ziehen?

Inhaltsverzeichnis

1. Die Grundlagen auf einen Blick
2. Der Executive Search Prozess: Schrittweise zur idealen Besetzung
3. Diese Vorteile bietet Ihnen eine Fachberatung

Die Grundlagen auf einen Blick

Executive Search wird häufig als Synonym für “Direct Search” (zu Deutsch: Direktsuche) verwendet, trifft damit aber nur teilweise den Kern dieser spezialisierten Dienstleistung.

Definition und Bedeutung von Executive Search

Auch wenn beide Methoden auf die direkte Ansprache von Kandidaten setzen, liegt der Fokus der Executive Search auf der Identifikation und Besetzung hochkarätiger Management- und Führungspositionen. Ein wesentliches Merkmal ist daher die aktive Identifikation von Kandidaten, die selbst nicht auf Stellensuche sind, jedoch für eine spezifische Top-Level-Position geeignet sein könnten.

Dieses Verfahren ist besonders relevant, wenn Recruiter eine bestimmte Stelle nicht erwartungsgerecht mit der “klassischen passiven Personalsuche” besetzen können. Das liegt vor allem daran, dass solche Jobs viel Verantwortung und daher hohe Anforderungen mit sich bringen. Jemanden zu finden, der diese Messlatte erfüllt, wird deshalb Experten wie Personalberatern überlassen. Dazu zählen Headhunter und Executive Search Berater.

Unternehmen, die qualifizierte Kandidaten für Schlüsselpositionen suchen, profitieren erheblich von einem durchdachten Suchprozess, professioneller Beratung und einer diskreten Vorgehensweise durch externe Spezialisten im Executive Search. Dieser Ansatz ist besonders wichtig, da hoch qualifizierte Führungskräfte häufig von Konkurrenten und anderen Unternehmen der Branche abgeworben werden. 

Wo liegt der Unterschied zu klassischen Personaldienstleistungen?

So grenzen sich Executive Personalberatungen ab

Klassische Personaldienstleister bieten also eine breite Vermittlungsdienstleistung, um kurzfristige wie auch längerfristige Positionen zu besetzen. Im Unterschied dazu ist die Executive Search eine spezialisierte Dienstleistung, die oftmals Teil des Service-Portfolios von Executive Personalberatungen ist. Sie konzentriert sich gezielt auf die Besetzung von Führungs- und Fachkräftepositionen in Schlüsselrollen.

Dazu gehören unter anderem:

• C-Level Positionen (CEO, CFO, CTO usw.)
• Aufsichtsräte
• Firmennachfolger
• Personalchefs
• Vertriebsleiter

Für viele vakante Top-Positionen steht nur ein kleiner Talent-Pool an potenziellen Kandidaten zur Verfügung. Es ist daher die Aufgabe spezialisierter Personalberater, diesen Pool gezielt zu identifizieren und geeignete Talente diskret und direkt anzusprechen. Dieser Prozess ist sehr zeitaufwendig und wird von den Personal-Verantwortlichen eines Unternehmens meist bei einer Personalberatung oder selbstständigen Headhuntern in Auftrag gegeben.

Der Executive Search Prozess: Schrittweise zur idealen Besetzung

Das Abwerben und Einstellen von Führungspersönlichkeiten und Personen im Management ist ein aufwendiger Prozess, der mehrere Phasen umfasst. Für eine erfolgreiche Besetzung von Schlüsselpositionen in großen Unternehmen bzw. internationalen Konzernen können gut und gerne 6-12 Monate vergehen, manchmal sogar länger. Prinzipiell wird der Ablauf individuell auf den Job und die Unternehmensanforderungen angepasst:

1. Bedarfsanalyse und Strategieplanung
   Im ersten Schritt erstellen die Berater ein detailliertes Anforderungsprofil. Hier werden die genauen Qualifikationen und Aufgaben der zu besetzenden Position analysiert. Basierend darauf, entwickeln sie ein konkretes Suchkonzept.
2. Identifikation und Kontaktaufnahme
   Mithilfe von (sozialen) Netzwerken, Branchen-Kontakten und gezielter Direktsuche identifizieren Executive Search Consultants potenzielle Kandidaten. Anschließend erfolgt die erste Kontaktaufnahme.
3. Auswahl und Bewertung der Kandidaten
   Durch persönliche Gespräche und spezifische Assessments stellen Berater sicher, dass die in Frage kommenden Führungskräfte sowohl fachlich zur Position als auch zur Unternehmenskultur passen. Im Nachgang erstellen Headhunter in der Regel Kandidatenprofile, um die wichtigsten und für den Kunden relevanten Informationen zusammenzufassen. Konnten sie eine zufriedenstellende Anzahl geeigneter Spitzenkräfte identifizieren, übermitteln sie die Profile (sogenannte Shortlist) an das auftraggebende Unternehmen.
4. Entscheidung und Unterstützung bei der Vertragsverhandlung
   Sagen die Ergebnisse dem Kunden zu, können ggf. weitere Gespräche mit ausgewählten Kandidaten oder eine direkte Entscheidung folgen. Ist dies nicht der Fall, besteht auch die Möglichkeit, die Konditionen zu überdenken und wenn nötig die Suchparameter anzupassen. Der Executive Search Berater begleitet das Unternehmen also auch im finalen Entscheidungsprozess, und unterstützt bei der Vertragsgestaltung, um eine langfristige Besetzung zu gewährleisten.

Welche Rolle nehmen Berater im Auswahlprozess ein?

Ihre Hauptaufgabe besteht darin, einen reibungslosen Prozess sicherzustellen, der sowohl die Anforderungen des Unternehmens als auch die Erwartungen der Kandidaten erfüllt. Deshalb arbeiten sie eng mit den Personalverantwortlichen des rekrutierenden Unternehmens zusammen und unterstützen in jeder Phase der Personalsuche. Diese Beratung wird mit einem vereinbarten Honorar vergütet und reicht von der ersten Kontaktaufnahme bis zur finalen Entscheidung. Dabei nehmen sie außerdem die Rolle der Vermittler zwischen dem Auftraggeber und dem Kandidaten ein.

Ein guter Executive Search Berater glänzt mit Überzeugungskraft und kann eine Führungskraft zu einem Unternehmenswechsel motivieren. Es ist daher entscheidend, die Bedürfnisse des Gegenübers genau zu erkennen und überzeugende Argumente zu präsentieren. Ob es um Gehalt, Verantwortung, Aufgabenbereich, Erwartungshaltungen, Unternehmenskultur oder Ziele geht – ein Berater sollte den Weg zu einer Einigung aktiv fördern und das beiderseitige Interesse aufrechterhalten. Da die Arbeit als Executive Search Consultant den Umgang mit erfahrenen Führungspersönlichkeiten erfordert, sind Fingerspitzengefühl und respektvolle Kommunikation gefragt.

Neben der aktiven Suche für eine zu besetzende Position, muss ein Berater außerdem das eigene Netzwerk pflegen und durch Networking stetig ausbauen. Dafür bieten sich Komplettlösungen wie hunter als Headhunter-Software an. Mithilfe solcher Tools können sie nicht nur die Verwaltung bestehender Kontakte vereinfachen, sondern auch effizient den Aufbau neuer Beziehungen voranbringen. Langfristig kann die Nutzung unterstützender Recruiting-Software für Personalberater die Qualität der Kandidatensuche deutlich verbessern.

Die Eigenschaften eines qualifizierten Headhunters

1. Analytische Fähigkeiten und strategisches Denken
2. Exzellentes Netzwerk und Branchenkenntnis
3. Starke Kommunikationsfähigkeiten
4. Diskretion und Integrität
5. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Wie teuer ist die Executive Search wirklich?

Die Kosten für Executive Search variieren stark und hängen vom Ruf und der Spezialisierung der jeweiligen Personalberatung ab – renommierte Dienstleister berechnen oft höhere Honorare als selbstständige Berater. Meist erfolgt die Vergütung als Festpreis oder als prozentualer Anteil am Gehalt der zu besetzenden Position. Ein branchenüblicher Richtwert liegt bei etwa 30 % des Jahresbruttogehalts des Kandidaten, was in der Regel ein fünf- bis sechs-stelliges Honorar bedeutet.

Häufig wird diese Vergütung mithilfe einer sogenannten Drittel-Regelung gestaffelt: Das erste Drittel wird mit Beginn des Auftrags fällig, das zweite bei der Vorstellung passender Kandidaten und das letzte Drittel nach der erfolgreichen Besetzung der Position.

Diese Vorteile bietet Ihnen eine Fachberatung

Für Unternehmen, die erstklassige Standards hinsichtlich Qualität und Diskretion bei der Besetzung von Führungs- und Fachkräftepositionen anstreben, liefert Executive Search zahlreiche Vorzüge, die über klassische Personalsuche hinausgehen.

Externe Fachkompetenz und objektive Selektion
Spezialisierte Personalberatungen bieten ein hohes Maß an Objektivität und können internes HR-Wissen erweitern. Eine externe Perspektive ist besonders wertvoll, wenn es um objektive Kandidatenbewertungen und komplexe Rollenprofile geht.

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Branchen-Beispiel: In einem Pharmaunternehmen geht die langjährige Leitung für Research & Development in den Ruhestand. Obwohl intern ein Nachfolgekandidat vorhanden ist, beauftragt die Geschäftsleitung zur Sicherstellung der besten Lösung eine spezialisierte Personalberatung. Sie bewertet neben dem internen Kandidaten auch externe Möglichkeiten objektiv, basierend auf den Anforderungen der Rolle. So kann das Unternehmen einen optimalen Ersatz finden und einen fairen Auswahlprozess gewährleisten.

Gezielte Ansprache und Diskretion
Executive Search ermöglicht die Ansprache potenzieller Kandidaten und das Abwerben wichtiger Fach- und Führungskräfte von direkten Konkurrenten. Gerade bei strategisch sensiblen Positionen, wie in der Unternehmensleitung oder im Top-Management, ist die vertrauliche Vorgehensweise unverzichtbar.

Verkürzte Besetzungszeiten
Professionelle Berater bringen nicht nur spezialisierte Marktkenntnisse, sondern auch ein bestehendes Netzwerk aus qualifizierten Kontakten mit, was den Prozess erheblich beschleunigt.

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Branchen-Beispiel: Angenommen eine internationale Bank strebt den Austausch ihres Chief Financial Officers an. Um eine qualifizierte Neubesetzung zu erreichen, beauftragt die Bank eine Personalberatung mit Marktkenntnissen im Bereich Financial Services. Dank dieser branchenspezifischen Spezialisierung ist die Beratung in der Lage, mehrere Consultants zu empfehlen, die sofort auf eine Auswahl erprobter CFO-Kandidaten zurückgreifen können. Dadurch verkürzt sich die durchschnittliche Besetzungszeit um mehrere Wochen.

Präzise Auswahl und Reduzierung von Fehlbesetzungen
Durch gezielte Auswahlverfahren und fundierte Assessments werden nur Kandidaten präsentiert, die den spezifischen Anforderungen und der Kultur des Unternehmens entsprechen. Dies senkt das Risiko teurer Fehlbesetzungen und erhöht die Chance auf eine erfolgreiche, langfristige Zusammenarbeit. Insbesondere bei der Besetzung einer Schlüsselrolle im Vertrieb oder in der Produktentwicklung ist dies von großer Bedeutung.

Verständnis branchenspezifischer Anforderungen
Eine qualitative Executive Search Beratung bringt ein tiefes Verständnis für die Herausforderungen der jeweiligen Branche mit. Sie kennt die Besonderheiten in Bereichen wie Pharma, Technologie oder Finanzen und kann das Unternehmen präzise beraten. Dazu gehören u. a. Hinweise zu marktüblichen Gehältern oder besonderen Qualifikationen, die die Rolle verlangt.