In einem hart umkämpften Arbeitsmarkt müssen Unternehmen schnell und zielgerichtet agieren, um die besten Talente für sich zu gewinnen. Da die Nachfrage nach hochqualifizierten Fachkräften stetig steigt und die Anzahl geeigneter Talente nicht in gleichem Maße zunimmt, schrumpft der verfügbare Talent-Pool immer weiter. Deshalb wird es immer wichtiger, sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren und gleichzeitig interne Abläufe zu optimieren und fundierte Entscheidungen zu treffen. Hier kommt Recruiting Automation ins Spiel. Durch den Einsatz von Automationssystemen, KI und Machine Learning Technologien können Unternehmen langwierige Prozesse beschleunigen und die Candidate Experience in der Personalgewinnung erheblich verbessern. Das Ergebnis: besser passende Kandidaten und eine gesteigerte Qualität bei den Einstellungen. In diesem Blogartikel erklären wir, was die Automatisierung der Personalbeschaffung genau umfasst, welche Bereiche sie betrifft und welche Vorteile sie mit sich bringt.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist Recruiting-Automatisierung genau?
2. Einsatzfelder der automatisierten Personalbeschaffung
3. Wie Unternehmen von Recruiting Automation profitieren
4. Herausforderungen im Zusammenhang mit automatisierter Personalbeschaffung
5. Talentgewinnung neu definiert mit der Recruiting Automation

Was ist Recruiting-Automatisierung genau?

Einsatzfelder der automatisierten Personalbeschaffung

In der Vergangenheit hat das Personalwesen kaum von Automatisierungsprozessen profitiert. Doch inzwischen hat sich viel verändert. Vom ersten Kontakt mit potenziellen Jobanwärtern über die Koordination von Interviews bis hin zur erfolgreichen Einstellung neuen Personals gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Sie durch die Automatisierung im Recruiting wesentlich vereinfachen können. Sie reduzieren dadurch zeitaufwendige und repetitive Aufgaben, sodass Recruiter und Personaler sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können. Mit einer umfassenden Recruiting-Software für Personalberater und HR wie hunter von fecher können Sie all diese Schritte effizienter gestalten und Ihre Prozesse optimieren. Um Ihnen einen Überblick zu geben, in welchen Bereichen Sie profitieren können, haben wir die wichtigsten Aspekte für Sie zusammengefasst:

Active Sourcing von Kandidaten

Der erste Schritt im Recruiting Prozess ist die Identifizierung und Ansprache potenzieller Kandidaten. Automatisiertes Active Sourcing nutzt KI und Datenanalysen, um die besten Talente zu finden, die perfekt zu den offenen Stellen passen. Beispielsweise können Sie mittels einer Sourcing-Plattform Ihre Stellenanzeigen analysieren und in sozialen Netzwerken sowie auf Jobbörsen nach geeigneten Kandidatenprofilen suchen lassen. Die Software identifiziert potenzielle Mitarbeiter auf Plattformen wie LinkedIn, Xing oder Indeed und sendet ihnen automatisch eine personalisierte Einladung, sich bei Ihnen zu bewerben.

Recruiting-Automatisierung im Bewerbermanagement

Es hilft Recruitern und Personalern dabei, Jobanwärter effizient zu verwalten und nachzuverfolgen. Mit einem ATS sammeln Sie alle eingehenden Bewerbungen in einem Dashboard, wo Sie sie nach verschiedenen Kriterien sortieren können. Systemgesteuerte Benachrichtigungen informieren Sie zudem über neue Bewerbungen und den aktuellen Stand.

Screening und Auswahl

Für Recruiter und Personaler ist das manuelle Prüfen eingegangener Bewerbungsunterlagen ein langwieriger Prozess. Auch hier bietet die Recruiting-Automatisierung eine erhebliche Entlastung: Mithilfe einer E-Recruiting-Software können Bewerbungsunterlagen effizient analysiert und Kandidaten anhand vordefinierter Kriterien bewertet werden. Mit modernen Screening-Tools, wie beispielsweise dem hunterTALENTMATCHER, lassen sich Lebensläufe und Anschreiben auf Schlüsselwörter, Qualifikationen und Erfahrungen überprüfen. Das Tool erstellt objektive Ranglisten der besten Kandidaten, die es dann zur weiteren Prüfung an die Recruiter oder Personaler weiterleitet. Zusätzlich kann auf einer höheren Analyseebene die Eignung eines Interessenten anhand seiner Studienfächer, Berufserfahrung, Verantwortungsbereiche und der Marktstellung seines bisherigen Arbeitgebers bewertet werden. Dies liefert Unternehmen aussagekräftige Einschätzungen der Interessenten und spart erheblich Zeit bei der Besetzung offener Jobs.

Automatisierte Kommunikation mit Bewerbern im Recruiting

Sobald Sie eine Vorauswahl getroffen haben, spielt die Kommunikation mit den Jobanwärtern eine wichtige Rolle. Eine schnelle und zuverlässige Kommunikation kann den Unterschied machen, ob sich ein Anwärter für Sie entscheidet oder nicht. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen und Chatbots können in diesem Punkt besonders hilfreich sein:
Ein Chatbot auf der Karriereseite eines Unternehmens beantwortet rund um die Uhr Fragen von Jobanwärtern, etwa zu offenen Stellen oder dem Bewerbungsprozess. Gleichzeitig sendet das ATS automatische Statusupdates via Mail an Interessenten, um sie über den Eingang ihrer Bewerbung und den aktuellen Bearbeitungsstand zu informieren. Mit diesen Maßnahmen haben Unternehmen die Chance, sich als transparente und verbindliche Arbeitgeber zu positionieren.

Interviewplanung

Stehen die Jobanwärter, die Sie zum Vorstellungsgespräch einladen möchten, fest, folgt die Planung und Organisation der Interviews. Je nach Anzahl der eingeladenen Kandidaten kann dies einen erheblichen Koordinationsaufwand bedeuten.
Teammitglieder müssen berücksichtigt, Einladungen verschickt oder Termine möglicherweise verschoben werden. Auch in diesem Schritt übernimmt smarte Technologie im Rahmen der Recruiting Automation die Aufgaben. Automatisierte Systeme sind in der Lage, Interviews zu planen sowie Einladungen und Erinnerungen an Bewerber und Interviewer zu versenden. Die Integration einer Interviewplanungssoftware ermöglicht es beispielsweise Kandidaten aus einer Liste verfügbarer Termine auszuwählen. Automatische Kalenderabgleiche und E-Mail-Benachrichtigungen stellen sicher, dass sowohl Bewerber als auch Interviewer rechtzeitig an die Vorstellungsgespräche erinnert werden. Video-Interview-Tools erlauben es zudem, Interviews flexibel durchzuführen, unabhängig davon, wo sich die Beteiligten gerade befinden.

Effiziente Datenanalyse und automatisches Reporting

Während des gesamten Recruiting-Prozesses werden Daten erfasst und analysiert. Diese Daten helfen dabei, den Erfolg der Recruiting-Strategien zu messen, Engpässe zu identifizieren und kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen. Ein Dashboard im ATS zeigt wichtige Kennzahlen wie die durchschnittliche Time-to-Hire, die Kosten pro Einstellung und von welchen Plattformen oder Kanälen die besten Fachkräfte kommen. Predictive Analytics hilft dabei, zukünftige Personalbedarfe zu prognostizieren und die Planung zu unterstützen, wodurch Unternehmen ihre Ressourcen gezielter einsetzen und bessere strategische Entscheidungen treffen können.

Wie Unternehmen von Recruiting Automation profitieren

Durch die automatische Auswertung von Kandidatenprofilen und den Abgleich mit unternehmensspezifischen Personalkennzahlen sowie der allgemeinen Personalentwicklung können Unternehmen Anwärter besser verstehen und ihre Stärken genauer einschätzen. Mit Recruiting Automation können Unternehmen sowohl effizienter und kostengünstiger rekrutieren als auch strategischer und vorausschauender handeln, um hochqualifizierte Fachkräfte an Bord zu holen. Das sind einige der positiven Aspekte:

• Einer der größten Vorteile der Recruiting Automation ist die immense Effizienzsteigerung. Der Einsatz automatisierter Systeme kann zahlreiche manuelle Aufgaben erheblich beschleunigen. Somit haben Recruiter und Personaler mehr Zeit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt sich in administrativen Tätigkeiten zu verlieren.
• Durch automatisierte Tools können Sie Bewerbungen in Sekundenschnelle durchsuchen und die besten Kandidaten identifizieren. Dies führt zu einer drastischen Verkürzung der Time-to-Hire und ermöglicht es Unternehmen, schneller auf die sich verändernden Marktbedingungen zu reagieren.
• Die Automatisierung im Hiring-Prozess kann auch zu erheblichen Kosteneinsparungen beitragen. Durch die Reduzierung manueller Arbeitsaufwände können Unternehmen die Ausgaben für Personalbeschaffung deutlich senken. Zusätzlich tragen die präziseren Auswahlprozesse dazu bei, die Kosten für Fehlbesetzungen zu minimieren.
• Eine der spannendsten Verbesserungen durch die Automatisierung im Recruiting ist die positive Auswirkung auf die Candidate Experience. Automatisierte Updates und klare Kommunikation sorgen dafür, dass Bewerber immer wissen, wie es um ihre Bewerbung steht. Das erhöht die Zufriedenheit und schafft eine engere Verbindung zu potenziellen ihnen.

Herausforderungen im Zusammenhang mit automatisierter Personalbeschaffung

Zwischenmenschliche Interaktion

Trotz der vielen Vorteile und Argumente für Recruiting Automation gibt es auch einige Herausforderungen. Eine davon ist die Sorge, dass die menschliche Interaktion zu kurz kommt. Automatisierung kann zwar viele wiederkehrende Aufgaben abnehmen, aber die persönliche Kommunikation bleibt ein zentraler Teil des Recruiting-Prozesses. Zum Beispiel übernehmen automatisierte Tools die Vorselektion und Terminplanung, aber die persönlichen Gespräche führen weiterhin Recruiter oder Personaler. Dank der Automatisierung können sie sich auf die persönliche Ansprache und das individuelle Assessment der Kandidaten zu konzentrieren

Datenqualität

Eine weitere Herausforderung ist die Datenqualität. KI-gestützte Systeme und Algorithmen brauchen präzise, vollständige und aktuelle Daten, um richtig zu funktionieren. Daher sind regelmäßige Überprüfungen und Bereinigungen der Daten notwendig. Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu falschen Entscheidungen führen und die Automatisierung stören. Es ist deshalb umso wichtiger, dass die Daten, mit denen Sie arbeiten, genau, vollständig und aktuell sind. Nur so können Automatisierungsprozesse im Recruiting wirklich erfolgreich und effektiv sein.

Datenschutz

Der Schutz personenbezogener Daten ist besonders im Recruiting von großer Bedeutung. Unternehmen müssen gewährleisten, dass ihre Rekrutierungsprozesse fair, transparent und im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen ablaufen. Die Softwarelösungen von hunter sind konform mit den geltenden Datenschutzgesetzen und bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, um die Daten der Kandidaten zu schützen.

Talentgewinnung neu definiert mit der Recruiting Automation

Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning haben die Recruiting-Welt auf den Kopf gestellt. Die Technologien werden immer präziser und schneller, vereinfachen diverse Arbeitsprozesse und treffen fundierte Vorhersagen über den Erfolg im Unternehmen. Intelligente Chatbots und virtuelle Assistenten übernehmen vermehrt komplexere Aufgaben. Dies macht den Bewerbungsprozess für alle Beteiligten effizienter und angenehmer.

→	Recruiting Automation beschleunigt nicht nur Prozesse, es verändert auch grundlegend die Art und Weise, wie Unternehmen Talente gewinnen und binden. Bleiben Sie gespannt – die Zukunft des Recruitings bietet zahlreiche neue Möglichkeiten!