Active Sourcing: Recruiting proaktiv gestalten

Wann eignet sich das Active Sourcing besonders gut?

Im Prinzip eignet sich das Active Sourcing im Recruiting für alle Zielgruppen, die in Karriere- und Online-Netzwerken aktiv sind. Dennoch gibt es Berufsgruppen, bei denen die aktive Kandidatensuche besonders vielversprechend ist. Für die Personalgewinnung mittels Active Sourcing eignen sich vor allem Berufsfelder, denen die sogenannten “White-Collar-Jobs”, also die klassischen Büro-Jobs, zugerechnet werden. Im Gegensatz zu Berufstätigen in “Blue-Collar-Jobs”, wie beispielsweise in der Pflege oder im Handwerk, sind potenzielle Talente der ersten Gruppe besonders häufig in digitalen Strukturen wie Karrierenetzwerken zu finden.

Insbesondere IT-Spezialisten und Ingenieure sind stark nachgefragt und Stellen für Unternehmen entsprechend schwierig zu besetzen. Aber auch Kandidaten aus Vertrieb, Marketing, Personal oder Finanzen und Controlling sind geeignete Zielgruppen. Besonders relevant fürs Active Sourcing sind Positionen mit Berufserfahrung und fachlicher Expertise, aber auch Einstiegs- und Führungspositionen im mittleren Management können so erfolgreich besetzt werden.

Die Schwerpunkte für Active Sourcing im Recruiting sind:

Methoden im Active Sourcing: So gehen Sie vor

Fürs Active Sourcing im Recruiting stehen verschiedene Methoden und Anwendungsmöglichkeiten zur Verfügung. Welche Sie nutzen und wie Sie sie kombinieren, hängt von den Anforderungen an Talente und der jeweiligen Zielgruppe für den zu vergebenden Job ab. Wer voll ins Active Recruiting einsteigen will, kennt alle verfügbaren Mittel und weiß, sie zielgerichtet einzusetzen.

1. Die wohl zentralste Methode ist das Profile Mining in Business-Netzwerken. Die Profile der Netzwerke sind darauf ausgelegt, professionelle Kontakte herzustellen, sodass Sie dort bereits auf den ersten Blick zahlreiche relevante Informationen zu potenziellen Kandidaten finden. Um möglichst passende Profile in den sozialen Medien zu finden, kommt es auf die Nutzung der jeweiligen Suchfunktion mit gut gewählten Begriffskombinationen (s.u. “Semantische Suche beim Active Sourcing”) an.
2. Das Talent Mining ist strenggenommen eine Kombination mehrerer Methoden fürs Active Sourcing zu Recruiting-Zwecken, denn schließlich hat jeder Recruiting-Prozess das Ziel, die ideale Besetzung für einen Job zu finden. Allerdings geht es hier weniger um das Sammeln generell interessanter Kontakte, die grundsätzlich gut in ein Unternehmen passen würden, sondern um den akuten Fall der gezielten Suche nach eben jenem Kandidaten mit den idealen Voraussetzungen für eine jetzt zu besetzende Stelle.
3. Beim noch recht neuen Referral Sourcing untersuchen Sie die Netzwerke von aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern Ihres Unternehmens (bzw. des Unternehmens Ihres Kunden). Durch die fortschreitende Digitalisierung mit zunehmender Vernetzung verschiedener Profile und Dienste im Internet ist die Wahrscheinlichkeit besonders hoch, ähnlich qualifizierte Talente über diesen Weg ausfindig zu machen.
4. Lebenslaufdatenbanken liefern komplette Lebensläufe und damit im Rahmen der sogenannten CV Database Search detailliertere Informationen zu Talenten, als es in den Profilen in Karrierenetzwerken oder auf Social-Media-Portalen der Fall ist. Darüber hinaus sind ins World Wide Web gestellte Lebensläufe auch über Suchmaschinen wie Google auffind- und auslesbar. Um die Daten zu vereinheitlichen und damit auch eine bessere Vergleichbarkeit zu schaffen, ist eine professionelle Recruiting-Software eine große Hilfe. Mittels CV-Parsing, wie es auch hunter mit dem CV-EXTRACTOR bietet, werden Informationen automatisch ausgelesen und in die gewünschte Struktur überführt.
5. Was nahezu jeder aus dem privaten Bereich kennt, funktioniert auch für den Zweck der Personalsuche. Mit der Open Web Search, also dem klassischen “Googlen”, durchsuchen Sie das gesamte World Wide Web nach interessanten Kandidaten. Auch mit dieser Variante des Active Sourcings zu Recruiting-Zwecken erzielen Sie die besten Ergebnisse, wenn Sie die geeigneten Begriffskombinationen kennen und mit der Funktionsweise der genutzten Suchmaschinen vertraut sind.
6. Die Boolesche Suche ergänzt die Suche über Begriffskombinationen um die sogenannten Booleschen Operatoren, die die Suchbegriffe untereinander in eine konkrete Beziehung setzen. Das können beispielsweise Befehle wie “AND” oder das Gegenteil “NOT”, aber auch Sonderzeichen wie Plus und Minus sein. Da jede Suchmaschine — dazu zählen auch die Suchfunktionen in Online-Portalen wie XING — also mit eigenen Varianten dieser Operatoren arbeitet, erfordert diese Vorgehensweise eine gute Kenntnis der Funktionsweise einer verwendeten Suchmaschine.

Semantische Suche beim Active Sourcing bedenken

Die Algorithmen der gängigen Suchmaschinen arbeiten heutzutage mit semantischen Bezügen und nicht mehr ausschließlich auf Basis von Schlüsselbegriffen. Die Suchmaschinen akzeptieren also auch Suchen in natürlicher Sprache, wie beispielsweise in Form ganzer Fragen. Sie versuchen dann, die Bedeutung der Frage zu verstehen, um die beste Antwort liefern zu können.

Bedenken Sie dies, wenn Sie Suchmaschinen fürs Active Sourcing und Ihr Recruiting nutzen, um nicht an Ihrer Idealbesetzung vorbei zu recherchieren oder nur schlechte Ergebnisse zu erhalten. Suchen Sie beispielsweise nach einem Web-Designer, erhalten Sie ebenso Ergebnisse zur Begriffskombination Web-Entwickler, obwohl es sich um unterschiedliche Berufe handelt. Völlig ferne Berufe wie Modedesigner tauchen hingegen nicht in Ihren Ergebnissen auf.

Wo finde ich passende Talente?

Zusammenfassend lässt sich sagen: Insbesondere Karrierenetzwerke, wie beispielsweise XING oder LinkedIn, sowie gängige Social-Media-Plattformen sind die ideale Anlaufstelle für Spezialisten wie Sourcer, Recruiter und Personalberater auf Talentsuche.

Profis nutzen außerdem Methoden wie die Open Web Search oder extrahieren wertvolle Daten aus Lebenslauf-Datenbanken, um sie anschließend gewinnbringend aufzubereiten und einzusetzen.

9 Fakten: Wissenswertes über das Active Sourcing

1. Was kostet Active Sourcing?

Zwar erfordert das Active Sourcing im Recruiting mehr Zeit und bedarf kontinuierlicher Pflege, dennoch ist diese Strategie oft kostengünstiger als klassische (Print)anzeigen. Da insbesondere passende Talente identifiziert und gewonnen werden können, zahlt sich der Aufwand in Form einer kürzeren Time-to-hire, einem minimierten Risiko für Fehlbesetzungen sowie des lohnenden Aufbaus eines umfassenden Talent Pools für spätere Besetzungen wieder aus. Eine professionelle Recruiting-Software wie hunter leistet dabei wertvolle Unterstützung für effiziente Arbeitsabläufe. Denken Sie daran: Qualifiziertes Personal sucht nicht mehr selbst, sondern lässt sich finden!

2. Die zielgruppenspezifische Ansprache ist der Schlüssel zum Erfolg

Die richtige Art und Form Ansprache ist beim Active Sourcing im Recruiting extrem wichtig. Ganze 75 Prozent derjenigen, die schon einmal Erfahrung mit aktiv suchenden Recruitern gemacht haben, bevorzugen E-Mails gegenüber Anrufen und schon die Betreffzeile ist fürs Active Sourcing von Bedeutung. Macht sie neugierig, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail auch gelesen wird.

Je individueller und wertschätzender Sie Ihre Ansprache formulieren, desto besser. Bedenken Sie, dass gut ausgebildete Fachkräfte wöchentlich mehrere Nachrichten von Recruitern erhalten könnten, sodass es besonders im Erstkontakt darauf ankommt, aus der Masse herauszustechen. Prüfen Sie etwa, welche Informationen dazu geeignet sind, authentisches Interesse an der Person auszudrücken. Zur Unterstützung können die Fachabteilungen Informationen zu Kriterien, wie dem geeigneten Kandidatenprofil oder wichtigen Eckpunkten der Stellenbeschreibung, liefern. Um den richtigen Ton zu erwischen, hilft es, sich dem Duktus des umworbenen Talents in angemessenem Rahmen anzupassen.

3. Sourcing-Tools sind die ideale Unterstützung im modernen e-Recruiting

Sourcing-Tools für Recruiter, wie sie auch die hunter Software bietet, helfen dabei, den Aufwand von Active Sourcing im Recruiting zu meistern und jederzeit den Überblick zu behalten. Wie auch der hunterCV-EXTRACTOR scannen sie mittels CV-Parsing mehrere (Lebenslauf-)Datenbanken und sichten Profile in sozialen Medien und Netzwerken wie XING, LinkedIn oder Google for Jobs nach vorher definierten Kriterien. So ist die Chance, schnell passende Kandidaten für eine Stelle zu finden, deutlich höher als über die herkömmliche Suchmaske der jeweiligen Plattform. Zusätzlich helfen die Tools mit einem Ranking der Talente, sortiert nach Passgenauigkeit, bei der Priorisierung der Kontakte.

4. Datenschutz im Active Sourcing ist kein (großes) Problem

Da es bei der Personalgewinnung auch um personenbezogene Daten geht, steht der Datenschutz in Zeiten der EU-DSGVO in besonderem Fokus, wenn Sie Active Sourcing im Recruiting nutzen. Aber auch auf das Wettbewerbsrecht sollte ein kurzer Blick geworfen werden: An sich sind Recruiting-Aktivitäten wettbewerbsrechtlich nicht problematisch. Wird jedoch mittels unpersönlicher Massennachrichten “Recruiting-Spam” betrieben, kann dies als unlauterer Wettbewerb gewertet werden.

Hinsichtlich des Datenschutzes, den die DSGVO auch im Recruiting regelt, gilt: Strenggenommen dürfen Recruiter nur dann Kontakt zu Kandidaten aufnehmen, wenn diese vorher ihre Zustimmung gegeben haben. Das ist bei Erstkontakten naturgemäß nicht der Fall. Karrierenetzwerke bieten aber die Möglichkeit, im Profil anzugeben, dass Anfragen von Recruitern willkommen sind. Dies kann also als Zustimmung für eine Kontaktaufnahme gewertet werden. Mit einer guten Recruiting-Software lässt sich darüber hinaus die nötige Zustimmung zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ganz einfach einholen. Nutzen Sie beispielsweise hunter als Active-Sourcing-Unterstützung in Ihrem Recruiting-Prozess, gelingt dies mit der Funktion hunterPRIVACY auf verlässliche Weise mittels einfachem und rechtssicherem Double-Opt-In-Verfahren.

5. Active Sourcing ist nicht gleich Headhunting

Auch wenn zwischen dem klassischen Headhunting und dem Active Sourcing als Recruiting-Strategien deutliche Parallelen sichtbar werden, gibt es Unterschiede. Sie bestehen in der Art der Ansprache und im Prozess selbst. Während Headhunter per Telefon arbeiten, geschieht die Kontaktaufnahme im Active Sourcing auf Online-Plattformen meist schriftlich per Nachricht und zu ausgewählten Personen. Hierfür ist die ausdrückliche Einwilligung des potenziellen Kandidaten zur Kontaktaufnahme erforderlich, die über entsprechende Profileinstellungen des Kandidaten gegeben ist. Zudem ist der Kreis der angesprochenen Personen durch die getroffene Vorauswahl kleiner, größtmögliche Transparenz in Bezug auf das Unternehmen und die betreffende Position sollte schon im ersten Anschreiben Priorität sein. Dabei helfen auch das frühe Angebot eines unverbindlichen Kontakts zum Fachbereich, um Vertrauen zu schaffen und sich als interessanter Arbeitgeber in Stellung zu bringen.

Beim Headhunting und telefonischer Direktansprache ist all dies eher nicht der Fall. Hier werden zunächst Zielfirmenlisten erstellt, die Unternehmen mit potenziell interessanten Mitarbeitern für eine zu besetzende Stelle enthält. Im Gegensatz zum Active Sourcing weiß der Headhunter zunächst nicht, nach wem er eigentlich sucht und fragt sich sozusagen bis zum richtigen Ansprechpartner durch. Für den Headhunter gilt es nun, diesen von einem Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber zu überzeugen.

6. Keine Antwort ist auch eine Antwort

Wer im Active Sourcing erfolgreich agieren will, beschränkt sich beim Erstkontakt auf eine einmalige Ansprache. Bleibt eine Antwort aus, bekundet dies Nichtinteresse und ist daher als indirekte Aussage zu werten, dass ein tiefergehender Kontakt nicht erwünscht ist. Den Kandidaten sollte allerdings bis zu 7 Werktagen Zeit eingeräumt werden, auf Nachrichten zu reagieren, bevor sie von der Liste gestrichen werden. Gerade bei Talenten mit hohem Potenzial ist davon auszugehen, dass sich verschiedene Recruiter für die Person interessieren und eine entsprechende Anzahl an Nachrichten vom Kandidaten gesichtet und ggf. beantwortet werden muss.

7. Strategie hinterfragen erhöht die Erfolgschancen

Liegt die Quote der zustande gekommenen Kontakte dauerhaft unter 50 Prozent, sollte die eigene Strategie hinterfragt und auf mögliche Mängel geprüft werden. Mögliche Fehlerquellen beim Active Sourcing im Recruiting können beispielsweise eine zu oberflächliche Ansprache, eine nicht genau definierte Zielgruppe oder die falsche Wahl geeigneter Kanäle sein. Mit Blick auf die geforderte individuelle Ansprache gilt es, Antworten auf die Frage zu finden, wie das Interesse des Talents geweckt werden kann.

8. Active Sourcing funktioniert auch analog

Vielversprechende Talente sind nicht nur online unterwegs, sondern auch auf Karrieremessen, Konferenzen, Seminaren und ähnlichen Events anzutreffen. Ein weiterer Vorteil liegt hier auf der Hand: Im unverbindlichen, aber persönlichen Gespräch werden erste Informationen ausgetauscht und ein greifbarer Kontakt hergestellt. Zudem können Recruiter davon ausgehen, dass anwesende Talente offen für den beruflichen Austausch sind. Umgekehrt sind auf den Veranstaltungen aber auch entsprechend viele Recruiter unterwegs, sodass auch hier mit einer durchdachten Strategie, gutem Employer Branding und Fingerspitzengefühl vorgegangen werden muss.

9. Erfolg durch Studien belegt

Verschiedene Studien zeigen, dass die aktive Vorgehensweise im Recruiting eine effektive Art der Personalgewinnung ist. So hat das Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) der Universität Bamberg und der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg, das regelmäßig Studien zu Recruiting-Themen anfertigt, auch für das Jahr 2020 entsprechende Daten erhoben. Demnach sind 8 von 10 Unternehmen unter den Top 1.000 aktiv auf der Kandidatensuche, wenn eine freie Stelle schwer zu besetzen ist. Insbesondere IT-Unternehmen setzen dabei laut Studie auf das Active Sourcing fürs Recruiting. Bereits ein Viertel der offenen Stellen werden auf diese Weise besetzt — Tendenz steigend.