hunterPRIVACY: DSGVO im Recruiting zum Schutz der persönlichen Daten
Die EU-DSGVO enthält unter anderem stark erweiterte Dokumentations- und Nachweispflichten für die Verantwortlichen der Datenverarbeitung. Für die personenbezogenen Daten von Kandidaten und Kontakten gilt: Die Speicherung derselben darf nur noch mit einer ausdrücklichen, schriftlichen Einwilligung des Kontakts erfolgen.
DSGVO-konforme Datenverarbeitung im Recruiting mithilfe des Double-Opt-In-Verfahrens
Als anerkannter und IT-gestützter Ersatz für zeitraubende, manuelle Verfahren – wie zum Beispiel Briefsendungen mit händischer Unterschrift – gibt es heute für eine nachweisbare Einwilligung zur Datenspeicherung das sogenannte Double-Opt-in-Verfahren. Dieses Zustimmungsverfahren, welches die Einhaltung der DSGVO im Recruiting deutlich vereinfacht, steht auch in hunter zur Verfügung: Die Funktion hunterPRIVACY sorgt in der Recruiting-Software für Personalberater und Recruiter in Unternehmen für eine automatisierte Einholung der Einwilligung und deren elektronische Dokumentation.Und so funktioniert es: Ist die Funktion in hunter eingerichtet, genügt ein Knopfdruck, um einer Person beziehungsweise einem Kandidaten eine personalisierte E-Mail mit der Frage nach dem Einverständnis zur Datenspeicherung zu senden.
In dieser E-Mail befinden sich zwei Links, jeweils für Ablehnung oder Zustimmung (Single Opt-in), die auf ein Webformular verweisen, das mit der Funktion ausgeliefert wird. Dort bestätigt der Kandidat seine Auswahl (Double Opt-in). In hunter werden die entsprechenden Aktionen direkt protokolliert und anhand einer Datenschutzampel für den Nutzer visualisiert.
Datenschutz spielt im Recruiting eine entscheidende Rolle
Beim Recruiting, beispielsweise in Form von Active Sourcing, und der damit verbundenen Datenverarbeitung müssen sich Recruiter in Agenturen und Unternehmen mit der Thematik DSGVO im Recruiting auseinandersetzen. Um die Arbeit mit der Einhaltung der Kriterien der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu erleichtern und den Bewerbern den Schutz ihrer Daten zu garantieren, bietet die Funktion hunterPRIVACY die ideale Umgebung. So ist es Recruitern möglich, bei Zustimmung des Bewerbers personenbezogene Daten abzufragen, sie zu verarbeiten und den gesamten Recruting-Prozess deutlich einfacher zu gestalten, sowie gleichzeitig für eine positive Candidate Experience zu sorgen. Sobald die Verarbeitung der Daten genehmigt wurde, dürfen Recruiter laut DSGVO und BDSG die Informationen des Bewerbers gesetzesgemäß nutzen.hunterPRIVACY bietet zahlreiche Vorteile im Bereich Datenschutz:
- einfache Abfrage des Einverständnisses zur Nutzung der Bewerberdaten
- umfassende Rechtssicherheit im gesamten Prozess
- sorgenfreier Austausch der Bewerbungsunterlagen und die dazugehörige Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Informationen
Der Datenschutz-Prozess in hunter kann – und sollte – für jeden Kandidaten (beziehunsgweise für jede Person, die in der Datenbank gespeichert wird) durchgeführt werden, um die individuelle und nachweisbare Zustimmung zur Datenspeicherung zu erhalten und beim Thema DSGVO im Recruiting optimal abgesichert zu sein. Darüber hinaus lässt sich das Double-Opt-in mit hunterPRIVACY auch für andere Szenarien nutzen, die eine Zustimmung benötigen, wie zum Beispiel die Newsletter-Anmeldung. Sie können dabei selbst entscheiden, wie viele und welche Prozess-Schritte Sie durchführen. Mit der Funktion werden einige Word-Serienmail-Vorlagen mit Beispieltexten mitgeliefert. Darunter eine Vorlage, in der dem Kandidaten die Datenlöschung bestätigt wird und ein Formulierungsvorschlag für die Eingangsbestätigung bei Initiativ- und Projektbewerbungen. Zudem erhalten Sie ein vorbereitetes Eingabeformular für Ihre Website, das Sie selbst pflegen und umgestalten können. So sorgt die Recruitment-Lösung hunter von fecher jederzeit für einfaches und sicheresDSGVO-konformes Recruiting, sowie für die optimale Sicherheit der Bewerberdaten.